Hai sobat Hamba Allah semua. kali ini kami akan memberikan sedikit keterangan mengenai penulisan surat yang tepat. Pada dewasa ini surat masih saja digunakan diberbagai tempat. Walaupun dan bagaimana pun kita sudah dapat langsung berkomunikasi dengan orang lain dalam 1 detik bersamaan, tetapi surat ini tetap saja masih digunakan. Oleh karena itu patutlah bahwa kita juga harus mengenal bagaimana cara penulisan surat yang benar dan tepat. berikut ulasannya :
1.
Kepala Surat
Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat
terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi
instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan
identitas sebagai berikut:
- Nama
instansi atau lembaga.
- Lambang
atau logo instansi atau lembaga.
- Alamat.
- Kode
surat.
- Nomor
telepon; nomor faksimile.
- Kode
Pos.
2.
Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan
contoh penullsan tanggal surat berikut ini.
- Bantaeng,
20 November 2013
- 28
November 2013
3.
Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini
disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai
dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor
surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan
kode yang berguna sebagai berikut.
- Memudahkan
pengaturannya sebagai arsip.
- Memudahkan
penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.
- Memudahkan
mencari surat itu kembali bila diperlukan.
- Memudahkan
kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat
sesuai dengan sifatjenis surat untuk penyirnpanan.
- Mengetahui
berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun
tahun).
4.
Lampiran
Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam
surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang
disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi
surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.
- Untuk
mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam
surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
- Untuk
memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis
dilampiran atau tidak.
- Memudahkan
kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera,
tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut
sudah tersedia.
5.
Hal atau Perihal
Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau
inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat
berarti soa! atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat
disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak
jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut:
- Judul
ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
- Berwujud
kata atau frase, bukan kalimat.
- Huruf
pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh;
Hal: Jadwal Ujian Sekolah
Hal
dalam surat berguna sebagai berikut.
- Mengetahui
terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
- Penerima
atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum
mengetahui secara keseluruhan isi surat.
6.Penulisan
Alamat pada Surat
Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu
sebagai berikut.
- Alamat
Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada
sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam
menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan
dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.
- Kelompok
kata yang terhormat disingkat Yth.
- Huruf
awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
- Penulisan
alamat didahului kata kepada.
- Akhir
singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).
7.
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia
"berbicara" secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan
sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.)
yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka
Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang
bersangkut-paut dengan agama Islam.
Catatan:
- Di
belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah
merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam
surat-menyurat Amerika, di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda
baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang salam pembuka
surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut
kebiasaan.
- Salam
pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri,
sebaiknya dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea
pertama).
8.
Isi Surat
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian,
yaitu sebagai berikut.
- Pembukaan:
Pembukaan digunakan untuk menqantar dan menarik perhatian pembaca terhadap
pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai
dengan maksud atau tujuan surat.
- Untuk
membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat
pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19
September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
- Untuk
surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan
yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan
ini kami beri tahukan bahwa....
- Untuk
menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat
pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada
tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa
- Untuk
menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat
pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan
Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian
acara sebagai berikut. .
Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan,
dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada
penerima surat. Oleh karena itu, ketika menuis surat kita harus memperhatikan
hal-hal berikut ini.
- Tetapkan
dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan
sebagainya secara jelas.
- Tetapkan
urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
- Tuliskanlah
maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
- Hindarkanlah
pemakaian akronim dan singkatan-sinqkatan yang belum lazim, lebih-lebih
yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
- Hendaklah
digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan,
dan menarik.
- Sedapat-dapatnya
menghindari prnenggunaari kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga
terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya
dalam bahasa Insonesia
- Hendaklah
dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
- Hendaklah
diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.
- Hendaklah
ditulis dengan ejaan yang betul,
9.
Penutup Surat
Penutup surat merupakan kesimpulan yang
berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap
semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis
secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai dengan isinya
berikut ini. "
- Untuk
menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas
perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan
bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran
Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Untuk
menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat
dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan
atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Untuk
menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya;
Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan
kita tingkatkan terus.
- Untuk
menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup,
misalnya; Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih;
Sambil menanti penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
10. Salam Penutup
Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan
mencantumkan hal-hal berikut.
- Nama
jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
- Tanda
tangan.
- Nama
terang.
- Nomor
Induk Penduduk (NIP).
11.
Tembusan
Tembusan adalah salinan-salinan surat yang'dikirimkan kepada
pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian
bawah sebelah kiri. Contoh: .
Tembusan
kepada:
- Camat
Tarakan Barat
- Lurah
Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat
12. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar
Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa
yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu
bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).
- Bahasa
Baku:Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus
menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui
kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku
dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan),
pemakaian kata, dan struktur kalimat.
- Bahasa
Efektif:Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat
yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara
tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan
dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.
- Sederhana:Sederhana
berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian
kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai
kata-kata yang biasa dan lazim.
- Ringkas:Kalimat
yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahaml.sedangkan kalimat yang
panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.
- Jelas:Jelas
berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak
menimbulkan salah paham.
- Sopan:Sopan
berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik
kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapatdicapai
denqan beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus,
Menggunakan kata sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi
(bukan sehari-hari).
- Menarik:Menarik
berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat
mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat
digunakan:Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa.
demikia\\\\